Tips e-mail
In de dagelijkse werkpraktijk is de e-mail vaak een grote veroorzaker van werkdruk en stress en ergenissen. Hieronder een aantal tips om hier beter mee om te gaan:
Lees e-mail 1x en bepaal direct uw actie
Probeer na het lezen van de e-mail direct de eigen actie te bepalen en verplaats de e-mail naar het daarvoor bestemde mapje. Lees niet een e-mail meerdere malen voordat je er pas wat meedoet!
Zet meldingen uit
In de verschillende e-mailprogramma's zijn er diverse meldigen, van geluidjes tot tekens in je beeldscherm. Zet deze allemaal uit, ze leiden alleen maar af en halen je uit je concentratie, aangezien de nieuwsgierigheid het vaak wint van je concentratie..
Maar ook de controle opties uitzetten (ontvangst en leesbevestiging), deze veroorzaken alleen maar meer e-mail in je Inbox.
Gooi e-mail weg!
Je bent snel geneigd te veel e-mail te bewaren, probeer afgehandelde zaken weg te gooien of centraal te archiveren.
Gebruik e-mail niet voor spoedjes
E-mail is een 24 uurs medium (ter vervanging van de fysieke post), gebruik voor spoed klussen of vragen de telefoon, dit voorkomt wederzijdse ergenis. Daarnaast is de impact van een e-mail vele malen lager dan een telefoontje.
Discussie doe je persoonlijk niet per e-mail
Nog te vaak zien we lange discussie per e-mail bij cursisten in de Inbox, gebruik hiervoor niet de e-mail. Doe dit face-to-face, het voorkomt ergenissen die door het ontbreken van de non-verbale communicatie er anders niet zouden ontstaan. En eventuele onstane miscommunicatie is dan direct te parreren.
Gebruik een duidelijke titel / onderwerp
Gebruik een titel welke direct duidelijk maakt wat de inhoud van je e-mail betreft, dit maakt het voor de ontvanger een stuk makkelijk.
Lees e-mail door voordat je verstuurd
Probeer type fouten en spreektaal te vermijden in de e-mails die je verstuurd. Vermijd populaire chat afkortingen in het e-mailverkeer.
Verbeter de wereld en CC zo weinig mogelijk
CC's staat in de top 3 e-mail ergenissen bij mensen. Begin bij jezelf en probeer zo min mogelijk te CC'en. Vaak wordt er informatie rond gezonden, die een hele lage relevantie heeft of zelfs totaal overbodig is.
|
Neem contact op |
